Spisová služba a spisový řád – záznam

V druhé části bude probrána vyhláška č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby a následně způsob, jakým si každá organizace připravuje svůj vnitřní spisový a skartační řád. V rámci tohoto budou posluchači seznámeni se základními body realizace spisové služby podle citované vyhlášky a tomu odpovídající přípravy vnitřní směrnice úřadu. Půjde zejména o příjem dokumentů, evidenci a číslování dokumentů, číslování a tvorbu spisů, rozdělování a oběh dokumentů, vyřizování dokumentů, tvorbu podacího deníku, vyhotovování dokumentů, odesílání dokumentů a ukládání dokumentů. Také budou zmíněny jednotlivé varianty, které odpovídají organizacím různých velikostí podle kategorizace dané zákonem o archivnictví a spisové službě. Přílohou spisového a skartačního řádu je spisový a skartační plán, pro který budou prezentovány metodiky tvorby a správné postupy využívání.

V rámci této části budou posluchači seznámeni se základními požadavky na spisové služby v souladu se specifikacemi MoReq a MoReq 2 a samozřejmě platnou legislativou. Budou popisovány vazební nástroje v podobě vazby na elektronickou podatelnu a vazby na datové schránky. V souvislosti s elektronickou spisovou službou bude řešena elektronická archivace dokumentů, která je asi nejproblematičtější oblastí elektronizace veřejné správy. V rámci tohoto budou posluchači seznámeni s šíří dané problematiky a budou jim představeny některé ze zásad řešení vedoucí až k vytvoření národního digitálního archivu.